Så kapar du övertiden i ekonomiteamet – med rätt arbetssätt
Att minska stressen i ekonomiteamet handlar inte om att arbeta hårdare, utan smartare. När processer automatiseras och data blir tillgänglig i realtid frigörs både tid och energi. Det ger utrymme för analys, rådgivning och utveckling och även ett mer hållbart arbetssätt.
Med Visma Net och evolvits metodik kan ni gå från brandsläckning till balans, utan att byta ut allt på en gång. Resultatet? Kortare bokslut, färre övertidstimmar och en ekonomiavdelning som hinner tänka framåt.
Varför blir ekonomin stressig?
Ekonomiavdelningen är ofta företagets nav, men också den plats där tempot är som högst. Två av tre ekonomimedarbetare upplever hög arbetsbelastning, och nästan hälften arbetar övertid varje vecka. Det är inte engagemanget som brister. Det är arbetsflödet.
Den största boven är manuella moment. Många lägger fortfarande en hel arbetsdag i veckan på repetitiva uppgifter som fakturahantering, avstämningar och rapportering. Lägg därtill affärssystem som inte hänger med och bokslutsprocesser som kräver sena kvällar, så blir bilden tydlig: ekonomiavdelningen drunknar i administration.
Stress, dubbelarbete och förlorad tid blir vardag. Samtidigt vet alla att potentialen finns där om strukturen bara gör det möjligt.
Från manuellt till förutsägbart
När vi på evolvit hjälper företag att arbeta smartare med Visma Net, handlar det inte om att byta ut allt på en gång. Vi börjar där effekten blir störst: med att frigöra tid.
Först analyserar vi var de största tidstjuvarna finns. Ofta handlar det om processer som borde vara enkla som fakturamatchning, attestering och periodiseringar. Därefter automatiseras dessa steg, så att systemet gör jobbet. I stället för att jaga siffror i Excel har teamet tillgång till samma data i realtid.
Det nya arbetssättet handlar om kontroll. När flödena är förutsägbara och transparensen hög kan teamet lägga fokus på det som verkligen gör skillnad. Till exempel analys, rådgivning och utveckling. Då blir ekonomiavdelningen inte bara en stödfunktion, utan en strategisk partner i affären.
Veckan efter go-live
Det som ofta förvånar våra kunder mest är hur snabbt förändringen märks. Redan första veckan minskar antalet mejl med statusfrågor, för alla ser samma siffror i realtid. Attestflöden rör sig framåt utan påminnelser, och boksluten blir enklare att planera.
Ett företag som nyligen gick live med Visma Net beskrev det så här:
Det är som att någon drog ur proppen ur vår gamla process. Samma människor, samma uppgifter, men flödet är helt annorlunda.
Det är precis så det ska kännas. Ett system ska inte ta mer tid. Det ska ge tid tillbaka.
Så vet ni att ni vunnit tid
För att mäta framgång räcker det inte att bara titta på bokslutstider. Vi följer hellre nyckeltal som visar hur vardagen faktiskt förändras, som hur snabbt ett bokslut blir klart, hur mycket manuell hantering som finns kvar och hur ofta övertid behövs inför deadlines.
När siffrorna börjar peka åt rätt håll händer något annat också: teamet får tillbaka sitt lugn. Människor som tidigare sprang efter processerna börjar styra dem i stället.
Prata med en rådgivare
Vill du veta var ni förlorar mest tid i ekonomin? Prata med en av våra rådgivare! Vi hjälper er att identifiera de tre största tidstjuvarna och hur ni kan ta första steget mot ett mer förutsägbart och effektivt arbetssätt.
FAQ
Hur minskar vi manuella steg utan att byta allt på en gång?
Börja med processer som är standardiserade och tidskrävande – till exempel fakturahantering och periodisering. Visma Net kan införas stegvis och integreras med befintliga system.
Hur säkrar vi bokslutskvalitet i periodtoppar?
Genom att automatisera avstämningar och standardisera attestflöden kan kvaliteten säkras även när tempot ökar. Realtidsdata gör det enklare att upptäcka avvikelser i tid.
Vilka KPI:er rekommenderar ni för ekonomiteam?
Tidsåtgång per bokslut, automationsgrad, övertidstimmar per medarbetare och antal manuella transaktioner. De visar tydligt både effektivitet och balans i teamet.