Att införa Pyramid är en investering. Inte bara i ett system, utan i hur verksamheten ska utvecklas framöver. Styrkan med Pyramid är just att det kan växa med ditt företag. Nya moduler, funktioner och flöden kan kopplas på i takt med att verksamheten förändras.
Men även ett flexibelt system behöver en stabil grund. Om strukturen inte är genomtänkt från början riskerar du att bygga vidare på något som inte håller i längden och plötsligt sitter du där med dubbla rutiner, röriga register och flöden som ingen riktigt förstår.
Här går vi igenom hur du kan skapa en hållbar grund i Pyramid, som både fungerar idag, men också ger utrymme att växa imorgon.
1. Börja med processerna, inte menyerna
Många börjar sin Pyramid-resa i fel ände. Med menyer, inställningar och fält. Men det är verksamhetens processer som ska styra systemet, inte tvärtom.
Kartlägg hur ni faktiskt arbetar idag, var flaskhalsarna finns och hur information ska flöda mellan avdelningar. När flödena är tydliga blir det mycket enklare att konfigurera Pyramid på ett sätt som stödjer dem.
Tips: Börja med tre huvudflöden. Till exempel order–lager–fakturering, och bygg ut successivt.
2. Rensa och strukturera era register innan ni migrerar
Artikelregister, kundregister och leverantörsregister är hjärtat i Pyramid. Om de är röriga vid starten kommer problemen att följa med och växa.
Gamla artikelnummer, inaktiva kunder och otydliga kategorier skapar förvirring i hela kedjan. Ta dig tid att rensa, gruppera och standardisera redan innan importen.
Tänk på registerarbetet som att flytta till nytt kontor: du vill inte ta med dig allt gammalt skräp i flyttlasset.
3. Behörigheter och roller – tydlighet från dag ett
En vanlig fallgrop är att “alla får tillgång till allt” när systemet startas. Det känns smidigt i början men blir snabbt ohållbart.
Genom att sätta roller och behörigheter redan från start skapar du ordning, trygghet och ett mer användarvänligt system. Användarna ser bara det de behöver och du minskar risken för felregistreringar och onödiga klick.
4. Standardisera arbetsflöden och rutiner
Pyramid är flexibelt, men just därför är det lätt att olika avdelningar börjar arbeta på olika sätt. När varje team hittar sin egen väg blir det svårt att följa upp helheten.
Skapa standardiserade rutiner för hur order registreras, hur tid rapporteras och hur projekt följs upp. Det ger jämn kvalitet, enklare utbildning och tydligare uppföljning.
5. Dokumentera – så slipper du börja om
När systemet väl är på plats är det lätt att glömma hur allt sattes upp. Två år senare är flera nyckelpersoner borta, och ingen vet längre varför något fungerar som det gör.
Dokumentera era processer, inställningar och beslut, även de små. Det gör framtida uppgraderingar, onboarding och förändringar betydligt enklare.
Ett gemensamt dokument där ni skriver ner hur systemet är uppsatt räcker långt. Det viktiga är att alla vet var informationen finns.
Sätt upp Pyramid så det fungerar över tid
Pyramid är byggt för att växa med din verksamhet, men en stabil struktur gör resan enklare. Med tydliga processer, rena register och dokumenterade rutiner får du ett system som är både hållbart och flexibelt.
På evolvit hjälper vi företag att bygga den grunden. En struktur som håller över tid och samtidigt går att anpassa när verksamheten förändras.
Vill du slippa börja om med ditt Pyramid längre fram?
👉 Hör av dig så hjälper vi dig att bygga grunden som håller.