Bluffakturor – en växande risk
Bluffakturor kan se fullt legitima ut vid första anblick. De kan komma från avsändare som verkar trovärdiga, eller innehålla uppgifter som ser ut att stämma. Vanliga exempel är:
- Fakturor för tjänster eller produkter som aldrig beställts.
- Dubbeldebiteringar.
- Falska påminnelser på gamla fakturor.
- Fejkade avsändare som försöker likna verkliga leverantörer.
För organisationer som saknar tydliga rutiner för granskning, attest och inköpskontroll är risken stor att dessa fakturor slinker igenom.
Skapa ett strukturerat flöde – din bästa försäkring
Den mest effektiva strategin mot bluffakturor är att bygga ett fakturaflöde där varje steg är tydligt definierat från beställning till betalning. Några grundläggande principer vi ofta hjälper kunder att implementera:
- Inköp ska alltid föregå fakturor. Om ingen har beställt något, ska inget betalas.
- Automatiserad matchning mot inköpsorder. Det gör att bluffakturor som saknar motsvarande inköp stoppas direkt.
- Tydliga attestflöden. Det ska aldrig vara oklart vem som ansvarar för att godkänna en faktura.
- Begränsade behörigheter. Endast behöriga användare ska kunna attestera, kontera eller lägga till nya leverantörer.
- Digital historik. Alla steg i flödet loggas, så att du snabbt kan följa upp en misstänkt faktura.
Tekniken är ett stöd – men processen är avgörande
Vi brukar säga att tekniken aldrig är lösningen i sig men den kan vara ett kraftfullt stöd. Med rätt systemstöd kan du exempelvis få varningar vid avvikelser, automatisera matchning mot avtal eller inköpsorder, och säkerställa att inget betalas utan att ha gått igenom rätt steg.
System som erbjuder dessa funktioner finns det flera av. Vi hjälper dig att välja det som passar din verksamhet bäst.
evolvit – vi gör det svårare för bluffmakare
På evolvit har vi lång erfarenhet av att skapa säkra flöden för ekonomihantering. Vi hjälper dig att både kartlägga era nuvarande risker och att införa strukturer som gör det nästintill omöjligt för bluffakturor att ta sig igenom.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig minska risken för felaktiga utbetalningar? Hör av dig till oss – vi visar gärna hur ett säkert flöde kan se ut i praktiken.