Det börjar ofta med något litet i vardagen. Någon letar efter rätt kundorder. En kollega väntar på en rapport som inte går att få fram direkt. En annan registrerar samma information i flera system.
Var för sig känns det kanske obetydligt. Några minuter här och där. Men när de små avbrotten upprepas varje dag blir konsekvenserna större än många tror. För många företag handlar det i slutändan om hundratusentals kronor i tappad effektivitet varje år.
Små avbrott blir stora kostnader över tid
Om fem medarbetare förlorar 15 minuter om dagen på manuella moment, väntetider eller informationssökning kanske det inte låter särskilt allvarligt. Men räknar man på det ser verkligheten snabbt annorlunda ut.
- 75 minuter per dag
- Över 6 timmar per vecka
- Drygt 300 timmar per år
Det motsvarar ungefär åtta arbetsveckor och då handlar det bara om fem personer. I större organisationer blir effekten ännu tydligare.
Ett konkret exempel från verkligheten
Ett vanligt scenario som vi på evolvit stöter på är små ineffektiva moment som återkommer dagligen: 5 minuter × 48 anställda × 260 arbetsdagar = 1 040 timmar per år.
Med en genomsnittlig månadslön på 30 000 kronor innebär det en kostnad på cirka 312 000 kronor per år. Det är alltså motsvarande en halvtidstjänst i tid som bara försvinner i ineffektiva arbetssätt.
“Många företag blir förvånade över hur mycket tid som faktiskt försvinner i små manuella moment varje dag.”
– Robert Jonsson, Avdelningschef Verksamhetskonsulter på evolvit
Varför uppstår tidstjuvarna?
Problemet handlar sällan om människor. Oftast är det systemen, processerna och arbetsflödena som inte fungerar optimalt tillsammans. Vi ser ofta att företag brottas med:
- Dubbelregistrering i flera system
- Manuella rapporteringsprocesser
- Ostrukturerade artikel- och kundregister
- Otydlig versionshantering av dokument
- Information som finns, men är svår att hitta
Resultatet blir onödiga avbrott i arbetsdagen, frustration och tid som hade kunnat användas betydligt mer effektivt.
Så hjälper evolvit företag att arbeta smartare
För att minska tidsslöseri krävs ofta en kombination av tydligare processer och rätt systemstöd. På evolvit börjar vi vanligtvis med att analysera nuläget för att identifiera var tiden faktiskt försvinner.
Vi hjälper bland annat företag att:
- Kartlägga ineffektiva arbetsmoment och flaskhalsar
- Identifiera problem i ekonomi-, lager-, order- och säljflöden
- Automatisera manuella processer
- Integrera system så att information inte behöver registreras flera gånger
- Effektivisera arbetet med affärssystem som Visma Net och Pyramid
Många gånger handlar det inte om stora förändringar, utan om att ta bort återkommande moment som aldrig borde ha varit manuella från början.
Effektivisering handlar om både tid och pengar
När företag börjar mäta hur mycket tid som faktiskt går förlorad blir det ofta tydligt hur stora effektiviseringsmöjligheter som finns. Några minuter om dagen kan snabbt utvecklas till stora kostnader på årsbasis. Därför är det viktigt att se över arbetsflöden, system och rutiner innan ineffektiviteten blir en permanent del av vardagen.
På evolvit hjälper vi företag att räkna på effektiviseringar med konkreta siffror, inte uppskattningar. Vill du få en tydligare bild av hur mycket tid och pengar som försvinner i onödiga moment hos er? Kontakta oss så tittar vi på det tillsammans.
FAQ
Hur vet man om företaget har ineffektiva arbetsflöden?
Vanliga tecken är dubbelarbete, manuell rapportering, svårt att hitta information och återkommande väntetider mellan avdelningar eller system.
Hur mycket kan företag spara genom effektivisering?
Det varierar, men även små tidsvinster per person kan motsvara stora belopp över ett år när man räknar på hela organisationen.
Vilka processer går oftast att automatisera?
Vanliga områden är fakturahantering, orderflöden, rapportering, lagerhantering och informationsöverföring mellan system.
Behöver man byta affärssystem för att effektivisera?
Inte alltid. I många fall går det att förbättra befintliga processer genom integrationer, automatisering och bättre struktur.