Fråga: Vad är din roll på evolvit?
Jag arbetar som verksamhetskonsult och projektledare.
Fråga: Vilken egenskap hos dig själv drar du mest nytta av i ditt dagliga arbete?
Det jag drar allra mest nytta av är att jag är strukturerad och lösningsorienterad. Det behövs i och med att vi har flera olika typer av projekt och uppgifter som löper parallellt med varandra.
Fråga: Vilka vanliga utmaningar ser du hos organisationer som försöker effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor?
Många företag har svårt att ta tag i att välja verktyg för att på ett enkelt sätt kunna ta emot sina leverantörsfakturor. För en del företag kan det säkert vara så att man inte ens vet att det finns smidigare sätt att arbeta på. Man gör som man alltid har gjort och reflekterar inte så mycket över det, utan dagarna löper på.
Det är fortfarande väldigt vanligt att företag får sina fakturor på papper som de sedan skannar in eller stansar manuellt. Detta är väldigt tidskrävande för dem. Ett bra steg är att sätta in ett system för leverantörsfakturahantering och då även be sina leverantörer att skicka fakturorna via e-faktura för allra störst effekt.
Fråga: Hur rekommenderar du att organisationer mäter framgången av sina effektiviseringsåtgärder?
Ett bra sätt att mäta framgången är att på ett eller annat sätt räkna på ROI (Return of Investment). Många glömmer att tid är pengar. Det kan exempelvis vara att man ser över hur mycket tid som läggs på olika moment inom företaget och sätter ett pris på hur mycket dessa timmar kostar företaget. Detta sätts sedan i relation till investeringen samt hur mycket besparingar som kan göras genom att eliminera tiden för de manuella momenten. Investeringen för företaget resulterar i en minskad kostnad i form av tidsbesparingar.
Viktigt att komma ihåg är att framgång även kan mätas i mer mjuka värden som medarbetare som får en bättre arbetsmiljö till följd av mindre stress i det dagliga arbetet.
Fråga: Många organisationer har idag ganska dålig översikt på sina leverantörsfakturor och de ekonomiska fallgroparna generellt, vad skulle du säga är en vital del för att ta tillbaka kontrollen och översikten internt?
Genom att digitalisera verksamheten minskar risken för fel och en bättre kontroll kan uppnås. Säg till exempel att företaget mottar en leverantörsfaktura via post. Först och främst måste posten hämtas, därefter ska någon stansa in fakturan i sitt affärssystem, lägga fakturan på någons skrivbord för manuell attest, invänta attest, bokföra fakturan, manuellt lägga in på banken för betalning och sedan återrapportera. I flera steg av detta flöde finns dels risk för fel, exempelvis att personen skriver fel belopp eller att fel belopp skickas till mottagaren. Dels blir det ineffektivt då samma information behöver läggas in flera gånger.
Säg att företaget i stället tar emot fakturan via e-faktura direkt in i affärssystemet. Där tolkas både leverantör samt belopp och förslag ges på kontering. När fakturan är hanterad går den direkt ut till rätt person på attest, som kan attestera var denne än befinner sig. Fakturan bokförs per automatik efter sista attest. Den bokförda fakturan dyker upp med rätt belopp direkt i ett betalningsförslag som sedan skickas till banken och återrapporteringen sker per automatik tillbaka till affärssystemet. Allt detta genom enbart några knapptryck. Vi har då inte bara effektiviserat arbetet utan även gett en bättre kontroll och minskat risken för felstansningar.
Fråga: Vad skulle du säga är de tre största fördelarna med att implementera ett system för automatisering av leverantörsfakturor?
- Bättre översikt över fakturahanteringen
- Bättre kontroll i form av tolkning av fakturor som minskar risken för fel samt minskar risken för att fakturor helt kommer bort någonstans på vägen.
- Effektivisering och eliminering av manuella tidskrävande arbetsmoment
Att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor handlar inte bara om att spara tid och pengar – det handlar också om att skapa en mer hållbar, stressfri och framtidssäkrad arbetsmiljö. Genom att våga ifrågasätta gamla arbetssätt och satsa på smarta digitala lösningar kan företag ta tillbaka kontrollen och frigöra resurser till det som verkligen driver verksamheten framåt.
Vill du veta hur din organisation kan lyckas med sin digitalisering? Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta en väg framåt och byta affärssystem.
Ring oss på 020 555 555 eller maila [email protected].